Informatize sua empresa do zero gastando POUCO Parte 1

Informatize em apenas 2 passos

Que empreender está no sangue dos brasileiros isto é claro, mais também pelo fato de sermos um pais emergente talvez, empreender, seja a única saída de muitos. E neste cenário econômico instável devemos ter cuidados maiores ainda ao investir o nosso “suado” capital.

Para não cair no pecado da generalidade decidi tomar como base o seguinte cenário: Informatizar uma mercearia para emitir cupom fiscal, nota fiscal eletrônica e passar o cartão de crédito/débito, e tudo isto claro controlando o estoque, vendas, caixa e financeiro.

Dividirei este artigo em dois posts.

1º – Este falará sobre cotação de preços e cuidados na hora de comprar os equipamentos;
2º – Cuidados ao escolher o sistema de automação comercial.

A primeira etapa é a cotação dos equipamentos: computador, impressora fiscal e o Pin Pad ou TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) propriamente dita.

A boa notícia é que o mercado está ai e a lei da livre concorrência pode te ajudar, apesar de que algumas marcas, principalmente de impressoras fiscais, trabalharem quase que com alinhamento de preços. Isto não te impede de procurar outras marcas na sua cidade, internet e fazer cotações em fornecedores até fora de Goiânia. Em um artigo futuro eu vou escrever algo sobre como comprar uma impressora fiscal usada e utilizá-la no seu estabelecimento, isto pode gerar até 50% de economia.

Computador

#1 – COMPUTADOR

Se você possui um computador de uso pessoal e/ou a nota fiscal está no nome de terceiros então é necessário que o proprietário legal faça uma doação para a pessoa jurídica que vai usar o computador. Isto pode ser feito na receita da fazenda estadual e você precisará levar os documentos pessoais e a nota fiscal do equipamento, juntamente com o CNPJ da empresa que receberá a doação.

Caso a sua empresa já possua um computador, digo isto comprado de forma “legal” com nota fiscal no nome da empresa – tudo certinho, você pode utilizá-lo sem problemas, respeitando estas características:

Deve funcionar BEM com um desses sistemas operacionais:

• Windows XP (32 bits);
• Windows Vista (32 ou 64 bits);
• Windows 7 (32 ou 64 bits);
• Windows 8 (32 ou 64 bits);
• Windows 8.1 (32 ou 64 bits);
• Windows 10 (32 ou 64 bits);

Precisa saber se ele possui uma entrada atrás dele, chamada Porta Serial DB9, esquisito o nome mais vou colocar uma foto aqui para você poder identificá-la.

Conector Serial DB9

Você precisa de pelo menos duas delas, uma para a impressora fiscal e a outra para o Pin Pad, equipamento que será utilizado para passar o cartão de crédito ou débito.

Claro que existem Pin Pads e impressoras fiscais com a conexão USB (comum para os computadores e notebooks mais novos), mais a ideia aqui é conseguir gastar menos possível e em alguns casos adaptadores e conversores, além de serem um custo extra, terão uma maior probabilidade de parar de funcionar de uma hora para outra, já que principalmente a impressora fiscal mesmo sendo USB só funciona usando um aplicativo do fabricante que instala uma porta serial virtual no sistema, ou seja, uma adaptação para que funcione corretamente.

 

Impressora Fiscal

#2 – IMPRESSORA FISCAL

Este é na verdade o equipamento mais caro, cheio de regras de segurança e detalhes da lista.

A impressoras fiscais possuem uma limitação que a impede de imprimir depois de um determinado número reduções z(que na prática é um relatório de vendas, que mostra os valores separados por alíquotas e é emitido no final do dia quando houve um cupom fiscal impresso). Isto porque tudo que é impresso nela é armazenado em um “chip”, chamado memória fiscal. Estas reduções z possuem uma quantidade fixa que não pode ser apagada ou reiniciada a numeração nem mesmo por um técnico autorizado (intervenção técnica).

As impressoras fiscais da Bematech e Daruma são as líderes e acabaram se tornando referência, isto aconteceu não por eles serem os pioneiros mais também por apresentarem equipamentos de funcionamento mais estável, grande rede de assistência técnica, velocidade de impressão e a quantidade de reduções z de armazenamento (que varia de acordo com marca e modelo).

Quando for fazer o orçamento faça as seguintes perguntas e crie uma tabela comparativa de preço e características para decidir:

1 – Quanto tempo eu poderei utilizar esta impressora? (quantas reduções z ela armazena? Normalmente o fabricante converte em anos para ficar mais claro para o consumidor – 2100 reduções equivalem a cerca de 07 anos de uso)

2 – A interface dela é USB ou Serial? (Prefira Serial – lembre-se do que falei no item computador)

3 – Você me entrega ela lacrada? (Não compre de uma revenda que ela mesma não faça o lacramento da impressora. Este procedimento é feito somente por empresas autorizadas pelo fisco e pelos fabricantes de impressoras, prefira que seja feito por quem está vendendo por questões de garantia)

4 – E por último e o mais importante, o preço e formas de pagamento? (Verifique se a taxa de lacração está inclusa no preço para não ter uma surpresa extra).

Existem marcas mais baratas como a Epson, FiscNet e Sweda que você pode acrescentar também na sua cotação.

Provavelmente durante o orçamento o vendedor perguntará sobre o sistema que você irá usar para imprimir o cupom fiscal e te informará que você precisa de um documento, da empresa desenvolvedora do sistema, chamado declaração conjunta para poder comprar a impressora fiscal. Pois bem, falaremos do sistema no próximo artigo e você saberá quais as perguntar irá fazer para que escolher corretamente o seu sistema.

 

Pin Pad

#3 – PIN PAD(TEF)

Este é o equipamento que você utilizará para receber as compras por meio de cartão de crédito ou débito. Também deve ser ligado ao computador por uma porta serial ou Usb (novamente prefira serial).

Ingênico é uma excelente marca mais neste caso nem será tão importante assim, pois o Pin Pad por si não resolverá o seu problema. Você precisa na verdade da solução completa Pin Pad + software gerenciador padrão, que na maioria dos casos vai em comodato. Tem o custo da adesão e uma mensalidade que pode variar de R$ 180,00 à R$ 250,00, isto fora a taxa que a operadora vai te cobrar, que é o percentual, sobre o valor da transação que varia de acordo com a sua negociação e relacionamento bancário.

A algum tempo atrás o mais barato era o Tef Discado que usava a linha telefônica para passar o cartão. Hoje com a evolução da tecnologia chama-se de Tef-IP, este agora usa a conexão da sua internet, não ocupa a linha telefônica e é quase 10x mais rápido que o antigo discado. Praticamente não se percebeu mudança de preços.

Existem várias empresas que oferecem o TEF e várias taxas, destaco aqui a Cielo, que disponibiliza o gerenciador padrão Pay&Go. Ela possui um suporte muito bom e taxas bem atrativas e a Bematech que também está no mesmo nível da Cielo. Existem outras credenciadoras: Elavon, GetNet, Stone e Rede. Todas processam as principais bandeiras do mercado, mais claro cada uma tem a sua particularidade, vale a pena na cotação de preços questionar quais as bandeiras elas operam.

Além de alugar o TEF de uma das credenciadoras acima você também precisará de ter uma conta bancária no nome da empresa que receberá às transações que você passou na sua máquina.

Alguns bancos como Santander possuem a tal da maquininha e inclusive oferecem algumas vantagens para correntistas que usam ela. Fique atento que a máquina que o banco oferece, em geral é o POS, é um equipamento que funciona autônomo ao computador e é muito semelhante visualmente ao Pin Pad. O ideal é que você tenha o TEF conectado ao seu computador, pois para usar este POS você precisa de uma autorização especial do fisco além das regras são bem mais rígidas e com certeza a fiscalização também.

Por onde você me indica começar?

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#mimo
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Sebastião Júnior

Gerente de negócios em Tec-Info Tecnologia em Informática
Engenheiro de software por formação e programador por vocação. Diretor da Tec-Info, empresa responsável pelo desenvolvimento e a manutenção dos produtos IFaster.
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