Como guardar o XML das notas fiscais organizadamente de GRAÇA

Com o fim da nota fiscal em papel, a antiga A1 ou mesmo a D1, a obrigatoriedade do armazenamento não foi perdida. A mudança aconteceu e de certa forma ficou mais fácil de armazenar a nota, ao invés daqueles blocos de papel agora temos que guardar o XML das notas fiscais.

Todas as empresas sabem (ou deveriam saber) que as notas, emitidas e recebidas, devem ser obrigatoriamente armazenadas por 5 anos, e que o DANFE não é nota, apenas um espelho impresso. O que de fato deve ser armazenado é o arquivo XML, organizadamente e com fácil acesso para eventual necessidade emergencial ou não.

O armazenamento correto evitará problemas com a fiscalização, assegurará garantias, e no caso de venda de algum produto usado, etc.

Enfim, se você está emitindo suas notas e não sabe como armazenar adequadamente vou te apresentar soluções gratuitas e acessíveis que te ajudarão.

Há disponíveis alguns aplicativos para armazenamento online e gratuito, os mais populares são:

googledriveGoogle Drive

Para quem possui uma conta no Gmail, tem acesso ao Google Drive com 15 GB de armazenamento, aplicativos online para criação e edição de PDF, documentos de texto, planilhas, entre outros. Pode baixar o Google Drive para desktop, gerenciando seus arquivos direto do computador, também usar pelo smartphone, tablet ou site, criar e compartilhar suas pastas e documentos com outros usuários, controlando quem pode visualizar, compartilhar, baixar e editar.

onedriveOneDrive

O OneDrive é um aplicativo da Microsoft, já vem instalado junto com o Windows 10, integra e-mail, office online (Excel e Word), Skype e contém um armazenamento gratuito de 5 GB. Apresenta recursos semelhantes ao Drive, armazenando e sincronizando em uma pasta no seu computador.  Oferece planos de uso pessoal e empresarial, ficando ao seu critério e necessidade qual tipo de plano você quer, ou se irá utilizar a conta gratuita.

dropboxDropbox

O Dropbox oferece armazenamento gratuito de até 2GB, e pode aumentar até 18GB se você indicar amigos para usarem. Oferece uma interface e tecnologia superior ao OneDrive e o GoogleDrive. Ao baixar o Dropbox para desktop, será criada a pasta “Dropbox”, onde poderá inserir todos os arquivos e documentos que desejar, o aplicativo irá automaticamente sincronizar e armazenar qualquer alteração feita. Também é possível compartilhar as pastas com quem preferir, editar, adicionar, digitalizar documentos através do smartphone, tablet ou pelo site. Há um recurso interessante de adicionar comentários nos arquivos compartilhados, dispensando vários e-mails entre colegas de trabalho.

 

winnerO vencedor é…

Apesar de analisarmos produtos dos gigante da internet, Microsoft e Google, optamos pelo Dropbox. Ele foi o pioneiro para este tipo de serviço de armazenamento em nuvem, e se destaca pelo desempenho e tecnologia, na qual inclusive é Open Source. Quando o assunto é XML, ele é o campeão pois é o único que sincroniza alterações em qualquer tipo de arquivo e extensão, com exatidão e sensibilidade maior no quesito de versionamentos, enquanto o Google Drive e o OneDrive deixam a desejar quando setado vários dispositivos para tal sincronismo.

Isso é importante porque qualquer alteração que você faça na sua pasta, a qualidade da sincronização vai te dar maior segurança no armazenamento, principalmente se mais alguém tem acesso a essa pasta.

Esta é uma opinião da nossa equipe e fizemos questão de não falar intensamente sobre os quesitos técnicos, visto que o foco deste artigo não é este e apenas estamos contribuindo com a comunidade. Vale ainda lembrar que não temos nenhum contrato para comercializar qualquer um dos serviços apontados.

Como organizar…

Criar um diretório de pastas é simples! Ao baixar o Dropbox para desktop, dentro da pasta do programa crie outras pastas de armazenamento, como você faria em qualquer outro local do computador.  Tudo que você colocar dentro dessa pasta será armazenado nas nuvens, ou seja, em um servidor online. É possível recuperar arquivos excluídos e acessar versões anteriores de documentos alterados.

Crie uma estruturação para não se perder ao procurar uma nota, facilitando o seu trabalho. Veja uma maneira simples de se organizar:

estrutura-pastas-exemplo

Crie pastas por ano “Notas 2017”, separe em Recebidas e Emitidas, e dentro de cada uma separe as notas por mês.

Não se esqueça de armazenar a Carta de Correção, dentro do mês correspondente, também é um documento importante.

Por que não armazenar apenas no computador?

Seu computador pode estragar, pegar vírus, alguém pode deletar acidentalmente, esquecer do backup ao formatar e acabar perdendo seus arquivos importantes. Ao utilizar um dos aplicativos, sempre que você inserir um arquivo, ele será armazenado instantaneamente no servidor online.

Mesmo sem internet, assim que que seu computador ou notebook estabelecer a conexão, o arquivo será armazenado nas nuvens automaticamente. Caso você possua sistema de Automação, como o IFaster, basta usá-lo para armazenar suas notas e você terá elas a disposição sempre que precisar.

Quer mais dicas? Leia também: “Sua empresa atende as exigências fiscais e as do mercado?

Espero que você a partir de agora consiga organizar seus arquivos XML, mas se ainda tiver alguma dúvida ou quiser conhecer mais sobre o IFaster entre em contato comigo! Deixe seu comentário ou envie um e-mail para junior@ifaster.com.br, terei o maior prazer em ajudar.

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Sebastião Júnior

Gerente de negócios em Tec-Info Tecnologia em Informática
Engenheiro de software por formação e programador por vocação. Diretor da Tec-Info, empresa responsável pelo desenvolvimento e a manutenção dos produtos IFaster.
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